Charte d’accès aux services de PLATIPUS

PLATIPUS a pour but de mettre à la disposition d’équipes/laboratoires/projets une palette d’outils et d’impliquer du personnel technique pour accompagner des recherches dans différents domaines (éducation, marketing, économie, psychologie, linguistique, histoire, etc.) auprès de populations diverses (étudiants, élèves, personnes âgées, etc.). Des équipements technologiques variés sont proposés sur la plateforme (instruments de mesure physiologique, cognitive et comportementale, outils de captation visuelle, matériel informatique, etc.).

Les équipements peuvent relever d’un investissement financier de la plateforme ou de conventions de mise à disposition par des laboratoires dans un souci de mutualisation.

Un.e responsable de plateforme assure le suivi et l’évolution de la plateforme sous la direction de la MSH-Alpes et de la MACI.

Identification des responsables

La plateforme est prioritairement ouverte aux études en Sciences Humaines et Sociales impliquant un laboratoire de l’Université Grenble-Alpes et destinées à un usage scientifique. D’autres chercheurs du site peuvent également nous solliciter. En fonction du type d’étude réalisé, un avis favorable d’un comité d’éthique et/ou d’une personne physique ou morale chargée de donner un avis sur la protection des données (DPO, CNIL, etc.) peut être requis pour l’obtention d’une autorisation d’utilisation.

Qu’un avis soit ou non sollicité par la plateforme, le responsable d’étude faisant appel à la plateforme demeure responsables de la conformité de son étude, du stockage et du traitement des données qui en résultent au regard des lois et règlements en vigueur, notamment le RGPD et la loi relative à la bioéthique. Les chargés d’étude pouvant également recueillir et manipuler des données sont eux-mêmes responsables de la sécurité de ces dernières et de l’usage qu’ils en font.

Les équipements (locaux, matériel) sont placés sous la responsabilité de l’emprunteur et, par délégation, sous celle du responsable de l’étude. Ils sont responsables de la restitution dans les temps du matériel mais également en cas de dommages, perte ou vol.

L’utilisation des services de PLATIPUS engage également les laboratoires de l’emprunteur et du responsable d’étude.

Coût du service

Le prêt du matériel est consenti à titre gratuit à l’emprunteur.

L’accès aux logiciels financés par PLATIPUS se fait la plupart du temps à titre gratuit. Toutefois, certains logiciels étant particulièrement onéreux, leur accès peut impliquer une facturation (en fonction de la consommation ou forfaitaire pour l’utilisateur ou son laboratoire).

Du consommable ou une sur-consommation de crédits peuvent aussi être facturé.

Engagements des utilisateurs

Les utilisateurs de PLATIPUS s’engagent à ce que leurs études se conforme au RGPD, à l’éthique en recherche, aux règles de leur institution et de l’UGA si différente ainsi qu’à celles propres à la plateforme.

Les utilisateurs de PLATIPUS s’engagent à n’utiliser les ressources qu’aux fins initialement prévues dans l’étude inscrite sur PLATIPUS. Toutes autres utilisations notamment commerciales ou industrielles sont interdites.

Les utilisateurs de PLATIPUS s’engagent à prendre toutes les mesures nécessaires au bon usage des ressources mises à leur disposition pendant toute la durée où ils y ont accès, et notamment à respecter scrupuleusement les conditions et préconisatons imposées par les éditeurs de logiciels ou constructeurs de matériel.

Si les utilisateurs venaient à prêter le matériel de PLATIPUS à un tiers (e.g. des écoles, des hopitaux, etc.), cela ne pourrait se faire qu’à titre gratuit et dans l’intérêt de l’étude. Au regard de PLATIPUS, les emprunteurs initiaux demeureront les responsables du matériel. Pour se prémunir de toutes difficultés en cas de détérioration, de perte ou de vols, il leur appartient, avec le responsable de l’étude, de mettre en place une convention de prêt avec le tiers et de solliciter des attestations d’assurance.

Limites de responsabilité de PLATIPUS

PLATIPUS et a fortiori la MSH-Alpes et la MACI sont responsables de la collecte et du traitement des données personnelles mentionnées dans les formulaires d’inscription des études et dans le cadre de ses listes de diffusion et de ses actions (e.g. organisation de conférences ou de formations).

PLATIPUS se doit de respecter les dates sur lesquelles la plateforme s’est engagée dans la mise à disposition de ressources.

PLATIPUS n’est en aucun cas légalement responsable des préjudices que pourraient causer une interruption de service, qu’elle soit de son fait ou due à une cause extérieure.

Les présentes conditions sont susceptibles d’être modifiées par PLATIPUS à tout moment, notamment en cas d’évolutions techniques, légales ou jurisprudentielles.

3.1. Horaires d’ouverture

La plateforme est ouverte de 9h00 à 17h00 du lundi au vendredi (en dehors des périodes de congés et de fermetures exceptionnelles). L’activation d’un badge pour l’accès aux salles se fait par le personnel de PLATIPUS. Pour un besoin en dehors de ces horaires, merci d’en étudier la possibilité avec le personnel de PLATIPUS.

3.2. Accès aux services

Tout responsable d’étude qui souhaite utiliser les services de PLATIPUS soumet une demande par mail à platipus@univ-grenoble-alpes.fr. Lors d’une première demande de service pour une étude donnée, il est demandé de remplir un formulaire pour l’inscription de cette dernière. Le formulaire recueille les quelques informations nécessaires à l’examen de la demande et son suivi ultérieur. La procédure à suivre est décrite sur le site web.

Seul un personnel statutaire permanent membre d’un laboratoire de l’UGA peut avoir le statut de responsable d’étude. Lorsque l’étude est menée dans le cadre d’une recherche doctorale, le directeur de thèse est considéré comme le responsable d’étude.

Les emails du responsable d’étude et des autres chargés d’études (expérimentateurs, emprunteurs, statisticiens, etc.) susceptibles d’accéder aux services de PLATIPUS dans le cadre d’une étude donnée doivent être les emails institutionnels (@univ-grenoble-alpes.fr, @dr11.cnrs.fr, etc.).

Toute demande est examinée par l’équipe de la plateforme et une réponse de principe sera adressée. Les critères pris en compte pour traiter la demande sont :

• l’adéquation du cadre de l’étude (objectif, responsable, laboratoires impliqués) à la politique de la plateforme,
• les moyens humains et techniques disponibles sur la plateforme au regard du besoin de l’étude,
• le propriétaire du matériel, le cas échéant.

L’intégration d’équipements extérieurs dans les locaux ou en interaction directe avec le matériel emprunté (logiciel spécifique à installer sur un ordinateur, utilisation d’accessoires non fournis par PLATIPUS sur le matériel de PLATIPUS) est soumise à autorisation des personnels techniques.

Par défaut, il est attendu que les études se conforment aux exigences légales et éthiques. Ce point peut donc également être vérifié.

En cas de non-respect des législations en vigueur ou des présentes conditions, PLATIPUS se réserve le droit, selon son appréciation de la situation, de suspendre l’accès à la plateforme.

3.3. Réservation de matériel

Effectuer une réservation

Pour bénéficier du privilège d’emprunt, les conditions d’accès aux services de la plateforme doivent être intégralement réunies.

PLATIPUS vérifiera également :

• le besoin d’utilisation du matériel in situ ou à l’extérieur des locaux de PLATIPUS (les conditions de prêt diffèrent selon le matériel),
• la disponibilité du matériel aux dates de réservation demandées,
• si la demande de réservation n’est pas trop précoce au regard de son propriétaire (critères différents selon si le matériel a été acquis par un laboratoire ou par la plateforme),
• selon le matériel, les compétences de l’utilisateur sur la ressource sollicitée,

Les disponibilités du matériel PLATIPUS seront confirmées par mail. La réponse pourra être :

• négative, si le matériel n’est plus disponible ou que les conditions d’utilisation de la plateforme ne sont pas réunies,
• partiellement positive, si le matériel ne peut pas être intégralement emprunté,
• totalement positive, si la totalité du matériel est disponible au prêt.

La confirmation de la disponibilité du matériel sera associée à une mention précisant la pérennité de la réservation. La disponibilité sera :

• ferme, soit sans priorité laissée à un laboratoire tiers, si le matériel réservé est celui de PLATIPUS ou acquis par le laboratoire demandeur,
• sous réserve, si le matériel a été acquis par un laboratoire différent de celui qui sollicite l’emprunt. En ce cas, le laboratoire acquéreur conserve un accès prioritaire au matériel même si la demande d’emprunt a déjà été validée.

Retrait et retour du matériel

Le matériel réservé sera à récupérer dans les locaux de la MSH-Alpes sur le créneau horaire confirmé à l’emprunteur. L’usager se verra alors remettre le matériel demandé en fonction de la réservation effectuée et confirmée.

PLATIPUS ne peut pas systématiquement fournir des contenants pour le transport. Il est donc recommandé de venir retirer le matériel en se munissant d’un contenant.

Le matériel n’est généralement pas étanche. L’emprunteur doit donc également prendre ses précautions face aux possibles intempéries le jour du retrait et pour toute la durée du prêt.

Lors de l’emprunt un bon de sortie sera à signer une première fois par l’emprunteur. Une seconde signature sera demandée lors du retour.

Dates de l’emprunt

L’emprunt commence à la date de remise du matériel. Il finit lors de sa restitution. A partir de sa restitution, le matériel qui le nécessite sera susceptible d’être réinitialisé à son retour. L’emprunteur doit donc veiller à récupérer en amont ses données.

Les dates précises de retrait et de restitution doiventt être fixées lors de la demande de prêt.

Annulation de réservation

Lors d’un emprunt confirmé avec le libellé “sous réserve”, PLATIPUS peut annuler le prêt à tout moment et au moins 30 jours avant la date d’annulation si un chercheur du laboratoire acquéreur souhaite récupérer son matériel intégralement ou en partie. Le transport du matériel, si ce dernier a déjà été emprunté et se trouve alors dans un lieu autre que celui de la MSH-Alpes ou de la MACI (selon le matériel concerné), sera effectué à la charge et sous la responsabilité de l’emprunteur.

PLATIPUS peut être conduit à solliciter la mise en relation entre l’emprunteur ou responsable d’étude d’une part et le chercheur souhaitant également accéder au matériel d’autre part, de sorte que tous les partis puissent discuter ensemble de leurs besoins et aboutir à une solution satisfaisante.

Dans tous les cas, il est demandé à chaque laboratoire, emprunteur et acquéreur, de s’inscrire dans un échange constructif menant vers un compromis, dans le seul intérêt des recherches menées.

PLATIPUS ne peut pas être tenue responsable en cas d’indisponibilité fortuite du matériel et des accessoires.

Spécificités liés à la réservation de tablettes

La réservation des tablettes achetées par PLATIPUS ne peut excéder 9 mois. La réservation de celles achetées par des laboratoires et laissées au prêt sur la plateforme ne peut excéder 3 mois pour les laboratoires qui n’en sont pas les acquéreurs. Dans les deux cas, la demande de renouvellement est possible 3 mois avant la date pour les tablettes PLATIPUS et 30 jours avant pour les tablettes de laboratoires.

Toute demande n’entrant pas dans ce cadre pourra toutefois être étudiée. La demande devra être justifiée.

Pour accéder au store public des tablettes Androïd, un compte spécifique Google est nécessaire. Il appartient à l’emprunteur de se créer un tel compte. Il appartient alors à l’emprunteur de supprimer le lien au compte Google de la tablette avant de les restituer.

3.4. Demande d’accès à des logiciels

Effectuer une réservation

Pour bénéficier du privilège d’accès aux logciels, les conditions d’accès aux services de la plateforme doivent être intégralement réunies.

PLATIPUS vérifiera également :

• la possibilité au demandeur d’accéder au logiciel au regard de son email (certains licences sont restreintes à des noms de domaine) ,
• la disponibilité des licences acquises,
• l’adhésion au service par l’utilisateur ou le laboratoire quand celui-ci est facturé par PLATIPUS.

Certains logiciels ne sont mis à disposition qu’avec l’ordinateur sur lequel ils sont installés. Il convient alors de se reporter aussi aux conditions d’emprunt de matériel.

Durée de validité des comptes utilisateurs

Par défaut, les comptes utilisateurs sur les logiciels sont créés pour l’année universitaire. Le personnel sur contrat permanent et les doctorants attachés à un laboratoire de l’UGA bénéficient d’un accès jusqu’à l’été suivant la fin déclarée de leurs études. Si plusieurs études sont en cours, la date de fin d’étude la plus tardive est retenue.

Dans tous les cas, en cas d’usage détourné des ressources ou de mails invalides (changement d’université, fin du statut étudiant ou autres raison), PLATIPUS sera en droit de supprimer les comptes utilisateurs concernés.

Aucune pénalité financière n’est requise en cas de simple retard. En revanche, si le matériel emprunté n’est pas restitué dans les temps, PLATIPUS se réserve le droit de refuser tout nouvel emprunt à l’emprunteur, responsable d’étude, équipe ou laboratoire pour l’année en cours. La semaine suivant la date de retour fixée de l’emprunt, le matériel pourra aussi être considéré comme perdu. Une procédure pourra alors être engagée pour couvrir les frais afférents à son remplacement.

PLATIPUS et ses personnels ne pourront pas être tenus responsables en cas de vol ou de détérioration se produisant durant la mise à disposition du matériel à ses utilisateurs, participants ou tout autre tiers à qui le matériel aurait été remis pour les besoins d’une étude.

Si un matériel est égaré ou endommagé, le laboratoire du chercheur qui en avait la responsabilité sera tenu d’en assurer la réparation ou le remplacement (incluant les pièces, la main-d’œuvre et le transport) au coût d’un appareil équivalant au moment de l’évènement.

Lors d’un dommage occasionné par une utilisation non-conforme du matériel, la responsabilité incombera au responsable de l’étude qui pourra, le cas échéant, se retourner vers son institution, laboratoire ou un tiers qui aurait eu en main le matériel. Le matériel devra également être réparé ou remplacé aux mêmes conditions que celles décrites dans le paragraphe précédent.

Les différentes parties, c’est-à-dire les personnels de PLATIPUS et ses utilisateurs, se doivent de respecter une stricte confidentialité́.

Pour les personnels de la plateforme la confidentialité concernera les projets déposés lors des demandes d’accès à la plateforme et les résultats issus des travaux des utilisateurs (sauf autorisations explicites de diffusion).

Pour les utilisateurs, elle portera sur les informations dont ils pourraient être amenés à prendre connaissance de façon fortuite lors de leur présence dans les locaux de PLATIPUS, tels que les résultats d’autres utilisateurs, ou des développements technologiques passés ou en cours. Les utilisateurs ne sont pas non plus autorisés à communiquer sans autorisation à des tiers les informations ou documentations remises par la plateforme.

Chaque utilisateur a en charge la sauvegarde de ses données. Les données sont stockées de façon temporaire sur les disques durs ou les clouds de ses fournisseurs, mais la plateforme ne peut offrir une garantie absolue concernant leur conservation. Il est donc conseillé aux usagers de procéder à des sauvegardes régulières. Par ailleurs, pour des raisons réglementaires, les données devront être supprimées des espaces de stockage de PLATIPUS à la fin de la période d’utilisation de la plateforme pour l’étude concernée. Un mail de rappel pourra être envoyé aux utilisateurs de PLATIPUS dans le cas de suppression de comptes en ligne. En l’absence de réponse ou si l’email communiqué n’existe plus, PLATIPUS se réserve le droit de supprimer les données.

L’emprunteur peut être conduit à requérir l’aide de la plateforme pour l’extraction de données des ressources utilisées (sur prise de RDV uniquement) mais PLATIPUS n’a pas pour mission d’assurer ce travail. Il convient donc que le responsable d’étude, l’emprunteur ou autre personne désignée par l’un de ces derniers se rende disponible pour participer et faciliter l’extraction. PLATIPUS ne pourra par ailleurs pas être tenue responsable de dommages pouvant être occasionnés sur les données (perte partielle ou totale) lors de l’extraction.

Les utilisateurs de PLATIPUS qui recueillent les données ne sont pas toujours ceux qui les exploitent. Si d’autres personnes sur les études doivent être en possession des données, il est de la responsabilité de ces dernières et du responsable de l’étude de veiller à ce que ces dernières leur aient été communiquées en amont.

Il est important de noter que dans le cas d’un questionnaire en ligne, une distinction est faite entre propriétaire d’un questionnaire et collaborateur. Le propriétaire est par défaut celui qui a initialement créé le questionnaire. Le collaborateur est celui avec qui le questionnaire est partagé. Le collaborateur a généralement accès en modification au questionnaire et accès aux réponses. Toutefois, à la suppression du compte logiciel du propriétaire, le questionnaire est supprimé. Le collaborateur n’y a donc plus accès. Un transfert de propriété peut-être effectué en amont à la demande du responsable de l’étude et avec l’accord du propriétaire du questionnaire.

Les ordinateurs, tablettes et tout autres supports numériques mis à disposition par la plateforme sont strictement réservés à l’acquisition de données. Il est interdit d’en modifier la configuration, d’y installer des logiciels (avec licence ou de démonstration), des jeux, des fonds d’écran ou tout autre programme sans l’autorisation explicite du personnel technique de la plateforme.

Dans certains cas, l’utilisation du matériel de PLATIPUS peut engendrer l’enregistrement local de données personnelles, involontairement ou pas (données de recherche non anonymisées, identifiants de messagerie, photos, etc.). Il appartient alors à l’emprunteur de supprimer ces données avant de retourner le matériel.

L’utilisation des équipements est proposée à titre gratuit, dans la limite du respect de l’ensemble des clauses de la présente charte.

Les consommables nécessaires à l’utilisation d’équipements sont le plus souvent fournis par PLATIPUS mais pourront dans certains cas être facturés à l’issue des passations. Le cas échéant, l’équipe technique fournira le prix unitaire des dits consommables.

Lorsque la plateforme PLATIPUS est sollicité, elle devra apparaître dans les remerciements (exemple : access to the facility of the PLATIPUS platform (MSH-Alpes, MACI) for conducting the research is gratefully acknowledged). Son logo pourra également être inclus sur les communications visuelles (posters, sites web, etc.).

Téléchargez les logos : logos complets | Logos raccourcis

Le responsable de l’étude doit informer PLATIPUS de toute publication la mentionnant.

Le responsable de l’étude est tenu d’informer PLATIPUS de l’issue du projet ayant mobilisé les services et équipements de la plateforme.

Dans le cas où il a été fait appel à la liste de volontaires, il est demandé de faire une restitution qui sera publiée sur le site web.

Pour des raisons de sécurité́, il est impératif de respecter le règlement intérieur de l’unité. En cas d’absence, même temporaire, les portes des salles expérimentales doivent être fermées (verrouillage automatique).

Les salles de la plateforme doivent être rendues rangées et propres en fin de chaque utilisation. Le matériel qui nécessite une désinfection doit être également nettoyé.

Afin d’assurer le bon fonctionnement de PLATIPUS, le personnel de la plateforme conservera certaines informations personnelles des usagers (nom et adresse de contact) pendant une durée de cinq ans au-delà de la fin prévisionnelle déclarée de l’étude. Ces informations seront conservées dans les locaux de la MSH-Alpes et/ou de la MACI, et sur les serveurs institutionnels utilisés par la plateforme. Les données personnelles ne seront en aucun cas transmises à un tiers.

PLATIPUS se réserve également le droit de vous inscrire sur des listes de diffusion créées dans l’objectif de communiquer aux utilisateurs de la plateforme sur des arrêts de service de nos serveurs, des alertes de sécurité, des informations propres à la plateforme (nouveautés, événements, etc.). Vous pourrez néanmoins vous désinscrire de ces listes sur simple demande.

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en vigueur depuis le 25 mai 2018, et conformément à la loi Informatique et Libertés, vous pourrez à tout moment exercer vos droits de consultation, modification ou d’oubli de vos données en contactant le personnel de PLATIPUS à l’adresse platipus@univ-grenoble-alpes.fr

Email générique de PLATIPUS (à utiliser pour toute demande de service) : platipus@univ-grenoble-alpes.fr

Sonia Mandin, responsable de PLATIPUS : sonia.mandin@univ-grenoble-alpes.fr – 04.76.01.26.46 / 06.86.35.70.24